Zaman Yönetimi

Zaman demokratik bir şekilde paylaşılan bir kaynaktır; herkesin haftada 7 günü, günde 24 saati vardır.

İki kişi arasındaki tek fark, sahip oldukları zaman değildir (çünkü herkesin 24 saati vardır), bunu nasıl kullandıklarıdır.

Zamanı geri döndüremez, biriktiremez, ödünç alamazsınız. Zaman, soyut bir kavram olmasına rağmen, yaşantımıza sığdırdığımız işler açısından ölçülebilir ve kıt bulunan bir kaynaktır. İşte zaman yönetimi, kıt bir kaynak olan zamanın en verimli şekilde kullanılması demektir. Ancak birçok kişi bu kıt kaynağı, nasıl değerlendireceğini bilemeden boşa harcar. Çünkü insanlar;

zamanlarını geçirme tarzlarının, denetimleri altında bir şey olduğunu fark etmemektedirler,

hayatta başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanımız olduğunu düşünmezler,

boşa harcadıkları zamanın ne kadar olduğunu bilmezler,

zamanlarını yönetme konusunda ne bir sisteme ne de stratejiye sahiptirler.

Zaman kıt bulunan bir kaynaktır ve zaman yönetimi kıt bir kaynak olan zamanın en verimli şekilde kullanılmasıdır.

Zamanı verimli kullanmak, meşgul görünmek değil, zamanı amaçlarımızı gerçekleştirmeye yönelik faaliyetler yaparak değerlendirmektir. Peki zamanımızı verimli kullanmak, zamanımızı yönetmek için nelere dikkat etmemiz gerekiyor? İşte zaman yönetimi için bazı önemli noktalar:

Hedeflerin belirlenmesi,

Önceliklerin belirlenmesi,

Hayır diyebilmek,

Olumlu ve geliştirilmesi gereken yönlerin saptanması,

Masanın düzene sokulması,

Zaman hırsızlarının belirlenmesi ve önlenmesi,

Kararların hızlı verilmesi,

İşlerin bir kısmını devretmek,

Günlük planların yapılması,

Telefon yerine elektronik postanın tercih edilmesi,

Tüm bunları hayatımızda birer alışkanlık haline getirmeliyiz. Böylece zaman yönetimi için ayrıca bir gayret sarf etmeye gerek kalmayacaktır.

Zaman yönetimi için uygulanacak en önemli yollardan biri, boşa harcanan süreyi azaltmaktır. Tabi bunun için ilk önce yukarıda da bahsedildiği gibi zamanı boşa harcatan unsurların tespit edilmesi gerekir. İşte zamanımızı çalan bazı unsurlar:

1. Telefonlar
2. Teknik aksaklıklar
3. İşleri ertelemek
4. Verimsiz geçen toplantılar
5. Plansızlık
6. Hayır diyememek
7. Gereksiz mükemmelliyetçilik
8. Öncelikleri belirleyememek
9. Eksik bilgiyle hareket etmek
10. Bürokrasi
11. Kararsızlık

Zaman hırsızlarını ortaya koyup, bunlar üzerinde sağlıklı bir değerlendirme yapmadıkça, zamanı etkin kullanma konusunda başarılı olmamız mümkün değildir.

Diğer önemli bir nokta da "Hayır" diyebilmektir. "Hayır" demeyi başaramazsak işlerin asla sonu gelmez. Oysa çevrenizdekileri kırmadan onlara "hayır" demenin bazı yolları var:

Karşınızdakine o anda yapıp yapamayacağınızı bildirin.

Konu hakkında bilgi sahibi değilseniz, o konuda ona yardımcı olamayacağınızı çekinmeden söyleyin.

Şu anda çok meşgulüm, bu konuya zaman ayırmam mümkün değil gibi ifadeler kullanın.

Zaman yönetimi ile ilgili olarak masanın düzenli olmasından bahsetmiştik. Bunun için evraklarınızı düzenli bir şekilde dosyalayın. Ancak evrakları, kendinize göre kategorileyip, ayrı ayrı dosyalayın. Gelen zarfları ertesi güne bırakmadan o gün içinde okuyun. Böylece masanızdaki evrak fazlalığını bir ölçüde azaltmış olursunuz.

Zamanı verimli bir şekilde kullanmak için, zamanımızı hangi işler için daha fazla hangi işler için daha az kullanacağımızı belirlemek için yapmayı planladığımız işler arasında öncelikler sıralaması yapmak durumundayız. Birçok kişi bu öncelikleri belirleyemediği için gereksiz bir sürü şeyle uğraşarak zamanını boşa harcamaktadır. Bunun için şu üç sorunun cevaplanması faydalı olacaktır:

1. Benden istenen nedir?
2. Bana en yüksek getiriyi sağlayan nedir?
3. Bana en büyük ödülü sağlayan nedir?

Zamanı verimli bir şekilde kullanmak için, zamanımızı hangi işler için daha fazla hangi işler için daha az kullanacağımızı belirlemek için yapmayı planladığımız işler arasında öncelikler sıralaması yapmak durumundayız.

Bu üç soruyu sorup önceliklerinizi belirledikten sonra onları uygulamaya koymak için mücadele etmeniz gerekebilir. Çünkü birçok etken bu önceliklerin önüne geçmek isteyecektir. Bu durumda yapılması gereken plan üç aşamalıdır:

1. Değerlendir
2. Ele
3. Tahmin yürüt

Zamanımızı kontrol altında tutmak için gözümüzü saatten ayırıp işlerimize ve önceliklerimize odaklanmalıyız. Bu daha uzun süre ve daha çok çalışmak değil, daha sistematik bir biçimde çalışmak, açık ve net hedefler belirleyip bu amaçlara ulaşmak için faaliyete geçmek demektir.

Zamanınızın ve yaşamınızın kontrolünü elinizde tutun ,
Gün bugündür,
Yer burasıdır,
Yaşam sizin yaşamınızdır,
Geleceğinizi etkileme fırsatına sahipsiniz,
Günü yakalayın,
Bu anı kullanın,
Şimdi harekete geçiniz.